«Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңына сәйкес ұйым қызметінде пайда болған тарихи, ғылыми, әлеуметтік, экономикалық, саяси немесе мәдени айрықша маңызы бар және белгіленген тәртіппен Ұлттық архив қоры құрамына енгізілген құжаттар, Қазақстан халқының тарихи-мәдени мұрасының ажырамас бөлігі болып табылады және оларды Қазақстан Республикасының ұлттық игілігі ретінде мемлекет қорғайды.
Ұлттық архив қоры құрамына жатқызылған дәстүрлі (қағаздағы) және электрондық тасығыштағы құжаттардың уақытша сақтау мерзімдерінің шегі аудандардың (қалалардың) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары ведомстволық архивте 5 жыл сақталады. Ұлттық архив қорын сақтау мақсатында қазіргі уақытта барлық мемлекеттік мекемелердің тұрақты сақталатын құжаттары әр 5 жыл сайын сақталу мерзіміне сай өңделген күйде аудандық мемлекеттік архивке өткізілуі тиіс. Құжаттарды мемлекеттік сақтауға дайындауға, тасымалдауға, тапсыруға байланысты барлық жұмыстар мен шығыстар ұйымның күші мен қаражаты есебінен жүзеге асырылады. Ал жеке құрам бойынша құжаттарды да тұрақты құжаттармен қатар өңделіп, қызмет атқарып жатқан ұйымда 75 жыл сақтауға қалдырады. Ұйым таратылып немесе жабылған жағдайда мемлекеттік сақтауға өткізіледі, егерде жабылған мекеменің мұра қоры болмаған жағдайда мемлекеттік сақтауға өткізіледі.
Құжаттарды тапсыру тұрақты сақталатын істердің (құжаттардың) тізімдемесі негізінде мемлекеттік архивке өткізіледі. Тізімдеменің қорытынды жазбасында көрсетілген сақтау бірліктерінің саны мен олардың нақты саны арасында айырмашылықтар шықса, тізімдемеге жаңа қорытынды жазба жасалып, онда іс жүзінде тапсырылғандарының саны мен жоқ сақтау бірліктерінің нөмірі көрсетіледі.
Архивтік құжаттарды сақтауға қабылдау кезінде екі данадан тұратын қабылдау-тапсыру актісі толтырылады. Бір данасы архивте, екіншісі – ұйымда қалады. Актіге тіркелетін анықтамада іздестірудің шаралары көрсетіле отырып, жоқ істердің (құжаттардың) нөмірлері, олардың жоқ болу себептері жазылады. Іздестіру нәтиже бермей, табылмаған істерге (құжаттарға) жоғалғандығы туралы акті жасалып, оны ұйым басшысы бекітеді.Ұлттық архив қоры мен жеке құрам құжаттарына жататын құжаттарды
жоғалтқаны және бүлдіргені үшін ұйымның лауазымды тұлғалары Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жауапты болады. Анықтама үшін тел.: 8 (72834) 21890
Е. МАМЫРБАЕВА,
Алматы облысы мемлекеттік архивінің Қаратал филиалының архивисті
